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いよいよ施行、個人情報保護法~4月号~ | 西村社会保険労務士事務所|なにわ式賃金研究所

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平成17年1月~12月

いよいよ施行、個人情報保護法~4月号~

いよいよ施行、個人情報保護法
~人事労務問題として考えてみよう~

 ご承知の通り、この4月から民間企業においても個人情報保護法が施行されることとなりました。既に色々な対策を講じておられる企業もあるとは思いますが、この紙面においては人事労務問題としての個人情報保護法を考えてみたいと思います。といいますのも、この問題は労務管理と密接に関連していることが分かってきたからです。
 本年4月1日付の日本経済新聞の社説にこのようにあります。「個人情報の流出事件は(中略)7割の事件では内部若しくは委託先に関与が認められた。外部からの不正アクセスもあるが、個人情報保護対策でまず重要なことは従業員の人事労務管理にあるといえる。」
 まったくの同感です。連日のように報道される漏洩事件は機器やシステムなどのハード上の問題よりも、いわば身内から漏れることが大半なのです。
 それでは中小企業において、こういった漏洩を防ぐためにはどのような人事管理をすればいいのでしょうか?以下考えられるものの一例を挙げてみました。
①組織・責任体制の明確化
 まず考えられるのは組織管理体制の再構築です。中小企業の場合、自社の組織図を明確にしていない ことがよくあります。これを機会に誰が、どの部署が個人情報管理責任を持つのかをはっきりさせる必要があります。誰かが責任を持って旗振りしないと、誰も何もしないことになってしまいます。パソコンなどの情報にアクセスできる人間も限定しておいた方が良いでしょう。
②諸規定の整備
 会社の憲法である就業規則に制裁罰を持って守秘義務を課す規定を整備するのは勿論のこと、できれば別冊で個人情報保護規程を作成し、周知するのがいいでしょう。
③誓約書・身元保証書
 少なくとも入社時においては、秘密保持の範囲や複製の禁止、損害賠償などを記載した誓約書や身元保証書を会社に提出してもらうことをお勧めします。自分で書いてもらうことに意味があります。
④教育研修の実施
 定期的になぜ個人情報葉重要なのか、法令順守、日常業務、取扱いルールについて確認する研修(朝礼の講話程度でもよい)を行うことが必要でしょう。実施記録を残しておくと更にいいと思います。定期的に繰り返すということが社風を醸成する上でも大切です。
⑤上記④で述べたように、情報を漏らさないという潜在意識への植え付け、すなわち社風の醸成が最も重要であると思います。凛として流れる社風は不正や不注意を未然に防ぐ効果があるからです。
⑥その他検討を要する事項
 ・入退室の管理 ・施錠管理 ・車内に情報を置いて離れない ・自宅へ持ち帰る時は許可制 ・シュレッダーによる廃棄 ・不正発生時の申告ルール ・委託契約書の締結 ・モニタリン グへの同意 ・整理整頓(みだりに情報を机上に置かない) 

 これらの労務管理上の施策と物的管理措置を組み合わせるとなお良いでしょう。そうでないと今後、法的に企業の管理責任が追求される可能性があります。

文責 特定社会保険労務士 西村 聡
もっと見る :http://www.nishimura-roumu.com

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