新人（若手）社員にビジネスマナーを指導しよう（２０２２．3月号） | 社会保険労務士法人ラポール｜なにわ式賃金研究所

2022年1月～12月

新人（若手）社員にビジネスマナーを指導しよう（２０２２．3月号）

～管理職こそ襟を正す必要が～
●新人（若手）社員にビジネスマナーを指導しよう（２０２２．３月号）

最近の若い者は・・・・とは古代エジプトの壁画にもあるそうで、ずっと言われ続けてきた言い回しです。この言い回しをするときは若者に対する批判的なメッセージが込められるているときです。例えば「最近の若いやつのビジネスマナーはなっとらん！！」てな感じで。

ところがビジネスマナーに関して言うと、あながち若者だけでなく、彼らを指導する立場の管理監督職の方でも、ビジネスマナーとして「ぎょっ」と感じることがあるのです。実際、管理職に対してビジネスマナーを研修して欲しいとのご要望をいただくこともあり、若手だけの問題とも言い切れません。

そこで今回は最低限抑えておきたいビジネスマナーのいくつかを確認すると共に、指導する立場の方は襟を正して自らを振り返ると共に、部下後輩への指導に活かして頂きたく思います。

１．名前の呼び方

（１）社内では　役職名または〇〇さん
・役職者に対しては、役職名で呼ぶこと（〇〇部長さんとは呼ばない）

（２）社外では　呼び捨て
・ 社外の人に対しては上司であっても呼び捨てにする。「前任の田中に代わって担当させていただくことになりました山田です」（山田の上司である田中部長であっても敬称は付けない）

２．自分の呼び方

「ぼく」という一人称は原則として自分と同等またはそれ以下の人（部下、年少者）に対して使用でき、通常は「わたくし」である。

３．社内の挨拶用語

・種々あるが、「お疲れ様です」は、帰宅する社員の挨拶に応えて、または社員同士の業務中（電話時など）の慣用句

・「ご苦労様」は上から下への言葉。部下後輩が上司や先輩に使うのはタブー。

４．他称、自称

他称　御社（おんしゃ）、貴社、〇〇社さん、社長さま、部長さま
自称　当社、弊社、当方、社長、部長

５．電　話

・呼び出し音は３回まで（３回以上は「お待たせしました」）
・常識外の時間帯は避ける（早朝、夜間、お昼休憩、飲食店のランチタイムなど）
・「もしもし」は言わない
・お客様のときは、「いつもお世話になっております」と挨拶
・メモをとる
・１分以内に取り次げないときは、こちらから折り返し電話するよう伝える。
・用件は復唱すること
・上得意先には電話番号を聞かない
・名宛人不在の時「〇〇は携帯電話を持っておりますので、折り返しこちらからお電話させていただきますが、、、」「申し訳ございません、〇〇は本日帰宅（お休み）させていただいておりますので、明日改めてお電話させていただきますが、、、」
・相手が切ってから受話器を置く
・ＦＡＸは送付状を付ける（送信日付、相手先、発信元、枚数、用件）

６．メール

・宛先は必要に応じてTO・CC・BCCを使いわける
・端的でわかりやすい件名にする
・挨拶と名乗りはビジネスメールの大前提、絵文字、顔文字は使用しない（LINEとは違う）
・本文は読みやすいように要点と結論をまとめる
・質問は番号を打つ（相手が返信しやすい）
・添付ファイルは一言添えた上で容量・形式・安全性をチェック
・本文の最後には忘れずに署名を表記（あらかじめメールソフトに設定しておく）
・宛先や誤字脱字などの間違いがないか最終確認をおこなう

７．社外文書

・株式会社を（株）で略さない
・団体あてには「御中」、個人あてには「様」「殿」「先生」など、多数には「各位」
・時候の挨拶　　例　拝啓　春寒の候、貴社ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。平素はひとかたならぬ御愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　引き続き倍旧のご厚情を賜りたく、切にお願い申し上げます。　敬具
　　　　　　　　　　　　（ワードではあいさつ文の挿入機能があるのでそれを使うのが無難）

８．返信ハガキ

・返信用の宛先が「行き」になっている場合は、二重線で消して「御中」や「様」に書き換え
・出欠欄に記載して出席の返信するときは、「ご出席」の「ご」を二重線で消して印字。「ご欠席」の文字を二重線で削除。「ご芳名」とあれば「ご」を消して記名。

９．名刺の授受

・名刺だけを入れる専用の名刺入れを用意する。パスケースは不可。
・相手より先に差し出す。
・上司と同行時は上司が先に交換。
・差し出すとき、両手で名刺入れをお盆として使う。
・受けるときも両手でお盆として受ける。
・わからない読みはすぐ確認。
・面談中テーブル上、自分の右側にお盆にして置いておく。

１０．訪問したとき

・上履きのところでは靴は反対向けに揃える
・コート、マフラーは脱いでから入る
・背広（上着）は勝手に脱がない（勧められてから）
・かばんやコートは自分の左側に置くのが基本
・お茶は勧められてから両手で（左手をお盆に右手を横に添えて）

他にも身だしなみ、お辞儀など色々ありますが、とにかくフォースとコンタクトでは基本を守り、ある程度の関係性ができれば崩して行くこともありますが、どこまで行ってもビジネス関係であり友人関係ではないので、親しくとも礼儀ありです。

こんな社長がおれらました。

私は靴の脱ぎ方でその人格を判断する。きちんと反対向きに揃えない奴とは契約しない。何故なら、社会に出るまで20年もの間、親と同居している中で何度も他人の家に上がらせてもらう場面はあったはず。きちんとした親ならちゃんと教えている。それが出来ていないということは、一事が万事、その他色んなところで無作法がでるはずだ。そういうリスクのある人物は信用しない。

これが正しい価値観かどうかは別として、結構、人ってこんなところで見られているものなのです。

（文責　特定社会保険労務士　　西村　聡）