人事総務事務に大きな影響が。いよいよ見えてきた、マイナンバー制度の概要　その2 | 社会保険労務士法人ラポール｜なにわ式賃金研究所

平成27年1月～12月

人事総務事務に大きな影響が。いよいよ見えてきた、マイナンバー制度の概要　その2

●人事総務事務に大きな影響が。いよいよ見えてきた、マイナンバー制度の概要　その2　　（Ｈ27.1月号）

～全ての民間事業者は2015年中には対応する必要があります～
明けましておめでとうございます。本年も何卒よろしくお願い致します。
さて、今回は昨年12月に引き続き、マイナンバーに関する続きです。

今後、総務担当者を煩わす事務の一つにマイナンバーの収集作業があります。今年の秋以降に、順次全国民に通知されますが、この収集事務は相当の困難が予想されます。パートも含めて雇用者全員から提供してもらう必要があるほか、その扶養家族からも提供を求めなければなりません。原則的には運転免許証の提示など厳格な本人確認が求められますが、雇用関係にある場合は省略できる見込みです。ただ、番号収集時に利用目的を公表する義務があり、その利用目的以外では一切使用できません。後から利用目的を追加することは出来ないとされていますので、就業規則等で包括的に利用させてもらう根拠規程が必要になると思われます。また万が一、提供を拒否された場合は事務が進まない可能性もあります。
何かと対応を迫られるマイナンバーですが、これが導入されると事務が省略できるメリットもあります。現在考えられる主なものとしては、
１．社会保険の手続きや年末調整など、様々な手続きに添付資料が省略できる（行政がマイナンバーで照会可能となるため）
２．自治体ごとに仕分けして書類を送る必要がなくなる（給与支払報告書など）
３．医療費控除、生命保険料控除などで申告漏れがなくなるなど

また、将来的には預金口座や医療分野への導入、法務省や国交省の関係事務への利用拡大も検討されていますが、まだ先の話でしょう。
以下からは、14年11月現在で政府から公表されているＱ＆Ａ集から主なものを抜粋しています。その全文及びマイナンバー全般に関することは以下のサイトをご覧ください。なお、文章中、「個人番号関係事務実施者」と出てくるのは一般的に民間企業のことで、「個人番号利用事務実施者」とは行政機関のことを言います。
http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/

（抜粋）

Ｑ4－1－1　民間事業者もマイナンバー（個人番号）を取り扱うのですか？

Ａ4－1－1　民間事業者でも、従業員やその扶養家族のマイナンバーを取得し、給与所得の源泉徴収票や社会保険の被保険者資格取得届などに記載して、行政機関などに提出する必要があります。また、証券会社や保険会社が作成する支払調書、原稿料の支払調書などにもマイナンバーを記載する必要があります。（2014年6月回答）

Ｑ4－1－2　マイナンバー（個人番号）を記載する必要のある帳票（調書・届出書類）は、いつ頃決まりますか？

Ａ4－1－2　社会保障、国税、地方税、防災の各事務に係る関係省令によって、詳細が規定されます。国税に関する財務省令は平成２６年７月、それ以外の関係省令も平成２６年秋頃までに公布される見込みです。（2014年6月回答）
※ちなみに現在、源泉徴収票の新モデルは公開されており、従業員本人はもとより、扶養親族すべての氏名と個人番号も印字させる様式になっています（筆者注）。

Ｑ4－1－5　小規模な事業者でもマイナンバーを取り扱い、特定個人情報の保護措置を講じなければならないのですか？

Ａ4－1－5　小規模な事業者も、法で定められた社会保障や税などの手続きで、従業員などのマイナンバーを取り扱うことになり、［Ｑ4－4－1］でお答えしているような個人情報の保護措置を講じる必要があります。小規模な事業者は、個人情報保護法の義務の対象外ですが、番号法の義務は規模に関わらず全ての事業者に適用されます。（2014年7月回答）

Ｑ4－2－3　従業員などのマイナンバー（個人番号）を取得する際は、利用目的を明示しなければならないのですか。番号法のどこに規定されていますか？

Ａ4－2－3　［Ｑ5－5］にあるとおり、番号法に特段の規定がない限り、マイナンバーを含む特定個人情報にも個人情報保護法が適用されるので、同法第１８条に基づき、マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません。 なお、複数の利用目的をまとめて明示することは可能ですが、［Ｑ4－2－4］のとおり、利用目的を後から追加することはできません。（2014年7月回答）

Ｑ4－2－4　源泉徴収のために取得した従業員のマイナンバー（個人番号）を社会保険の手続で利用するなど、ある個人番号関係事務のために取得した特定個人情報（マイナンバーを含む個人情報）を別の個人番号関係事務に利用することはできますか？

Ａ4－2－4　マイナンバーを含む特定個人情報については、番号法第２９条第３項により読み替えられた個人情報保護法第１６条が適用されるため、本人の同意の有無にかかわらず、利用目的の達成に必要な範囲を超えて利用することはできません。このため、源泉徴収のために取得したマイナンバーは源泉徴収に関する事務に必要な限度でのみ利用が可能です。なお、［Ｑ4－2－3］のとおり、従業員からマイナンバーを取得する際に、源泉徴収や健康保険の手続きなど、マイナンバーを利用する事務・利用目的を包括的に明示して取得し、利用することは差し支えありません。（2014年7月更新）

Ｑ4－2－5　従業員や金融機関の顧客などがマイナンバー（個人番号）の提供を拒んだ場合、どうすればよいですか？

Ａ4－2－5　社会保障や税の決められた書類にマイナンバーを記載することは、法令で定められた義務であることを周知し、提供を求めてください。それでも提供を受けられないときは、書類の提出先の機関の指示に従ってください。（2014年7月回答）

Ｑ4－3－1　従業員などのマイナンバー（個人番号）を取得するときは、どのように本人確認を行えばよいのでしょうか。また、対面以外の方法（郵送、オンライン、電話）でマイナンバーを取得する場合はどのように本人確認を行えばよいのでしょうか。

Ａ4－3－1　マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、
１． 個人番号カード（番号確認と身元確認）
２．通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
３．個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）
のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。詳しくは、下の表のとおりです。また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。（2014年7月更新）

Ｑ4－3－6　従業員の扶養家族のマイナンバー（個人番号）を取得するときは、事業者が扶養家族の本人確認も行わなければならないのでしょうか？

Ａ4－3－6　扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。一方、国民年金の第３号被保険者の届出では、従業員の配偶者（第３号被保険者）本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。（2014年7月回答）

Ｑ4－5－1　子会社などに出向・転籍する場合、従業員の特定個人情報（マイナンバー（個人番号）を含む個人情報）を出向・転籍先に提供することに問題はありますか？

Ａ4－5－1　出向・転籍先の事業者に特定個人情報を提供すること、出向・転籍元の事業者から特定個人情報を取得することは、番号法第１９条、第２０条に違反するので、出向･転籍先の事業者が直接本人から提供を受けていただく必要があります。ただし、従業員の出向・転籍元の事業者が、出向･転籍先の事業者と委託契約又は代理契約を交わして個人番号関係事務の一部を受託し、従業員から番号の告知を受け、本人確認を行うこととされている場合は、出向・転籍元の事業者が改めて本人確認を行った上で、出向・在籍先の事業者に特定個人情報を提供することも認められます。
なお、出向・転籍元の事業者が現に保有している特定個人情報は、当該事業者の個人番号関係事務の処理のために保有しているものであり、これを出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務に転用することは目的外利用となるため、出向・転籍先の事業者の個人番号関係事務の受託者として、改めて本人から番号の告知を受ける必要があります。（2014年6月回答）

Ｑ4－5－3　事業者が取得した従業員やその扶養家族のマイナンバー（個人番号）を当該従業員などが加入している健康保険組合に提供してもよいですか？

Ａ4－5－3　健康保険法等の法令の規定により、事業主が健康保険組合に対して、従業員やその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされている場合には、個人番号利用事務実施者である健康保険組合に対して、事業者は個人番号関係事務実施者になるので、事業者から健康保険組合にマイナンバーを提供することは可能です。なお、事業者がマイナンバーを取得するにあたっては、健康保険に関する個人番号関係事務において利用することを明示しておく必要があります。（2014年7月回答）

（文責　特定社会保険労務士　西村　聡）

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